Automatyzacja · Sprzedaż i marketing
System pilnuje, żeby każde zgłoszenie miało właściciela. Sprzedaje nadal Wasz handlowiec.
Budżet reklamowy kupuje jedno: moment, w którym ktoś obcy zostawia Wam swój numer telefonu. Wszystko, co dzieje się w kolejnych godzinach, decyduje o tym, czy ten numer jest coś wart. Ten system zajmuje się właśnie tymi godzinami.
Problem
Zgłoszenia z reklam nie przychodzą w godzinach pracy. Przychodzą wieczorem, w weekend i wtedy, gdy handlowiec jest u klienta. Formularz ląduje w panelu reklamowym, w arkuszu albo na wspólnej skrzynce i czeka, aż ktoś do niego zajrzy — zwykle następnego dnia rano, razem z dwudziestoma innymi sprawami. W tym czasie klient wysłał zapytanie do kolejnych firm i rozmawia z tą, która odezwała się pierwsza.
Drugi problem jest cichszy: nikt nie wie, ile zgłoszeń przepadło. Nie ma jednego miejsca, w którym widać, kto się czym zajął i kto nie oddzwonił. Rozliczacie kampanię z liczby leadów, a nie z liczby rozmów, które się z nich wzięły.
Skąd system odbiera zgłoszenia
- Facebook i Instagram Lead Ads. Formularze błyskawiczne z reklam Meta — najczęstsze źródło i to, które najszybciej traci na zwłoce, bo klient wypełnia je jednym kliknięciem, często bez zapamiętania nazwy firmy.
- Google Ads i landing pages. Formularze z kampanii Google i ze stron docelowych, także tych postawionych w zewnętrznych narzędziach.
- W praktyce dowolny formularz. Jeśli narzędzie potrafi wysłać dane dalej, potrafimy je podpiąć. Nie przenosimy Was do nowego systemu — zbieramy to, co już zbieracie.
Co system robi z każdym zgłoszeniem
- Odpowiada klientowi w minutę. Krótka wiadomość — SMS albo mail — z potwierdzeniem, że zgłoszenie dotarło, i realnym terminem kontaktu. Treść piszemy razem z Wami i jest stała. To nie jest chatbot: system nie prowadzi rozmowy, tylko zamyka lukę między kliknięciem a telefonem od człowieka.
- Ocenia zgłoszenie i nadaje priorytet. Czyta treść formularza i rozpoznaje, czy to konkretne zapytanie, czy wpis bez treści i z numerem 000 000 000. Konkret z terminem i zakresem idzie na górę listy, śmieć jest odkładany — ale nadal widoczny, żeby dało się sprawdzić, czy system się nie pomylił.
- Przydziela sprawę i powiadamia. Lead trafia do konkretnej osoby według reguł, które ustalacie sami: rodzaj zapytania, region, produkt, grafik dyżurów. Handlowiec dostaje powiadomienie na telefon z całą treścią zgłoszenia, więc może oddzwonić bez wchodzenia gdziekolwiek.
| Zgłoszenie | Źródło | Ocena | Prowadzi | Status |
|---|---|---|---|---|
| Marek W. 10:41 · montaż, 2 hale | Wysoki | Anna K. | Odpisano 0:38 | |
| Katarzyna B. 10:22 · wycena, pilne | Google Ads | Wysoki | Anna K. | Odpisano 0:44 |
| Tomasz L. 9:58 · pytanie o cennik | Średni | Marcin D. | Odpisano 1:02 | |
| „asdf asdf” 9:31 · brak treści, tel. 000… | Odrzucony | — | Nie ruszamy |
Czego system nie robi
- Nie sprzedaje. Nie negocjuje ceny, nie potwierdza terminów realizacji i nie wysyła ofert. Pierwsza wiadomość to potwierdzenie odbioru, nic więcej.
- Nie kasuje zgłoszeń. Nawet odrzucone zostają na liście z powodem odrzucenia. Jeśli system uzna coś za śmieć błędnie, zobaczycie to i poprawimy regułę.
- Nie zastępuje telefonu. Kontakt handlowy wykonuje człowiek. System jedynie przypomina, gdy nikt nie oddzwonił w umówionym czasie.
- Nie zaczyna od pełnej automatyki. Pierwsze dni działa w trybie podglądu: widzicie oceny i przydziały, zanim cokolwiek wyjdzie do klienta. Automatycznie puszczamy dopiero to, co okazało się bezbłędne.
Telefon klienta
Dziękujemy za zgłoszenie. Oddzwonimy dziś do 15:00. W pilnej sprawie: 61 000 00 00.
Telefon handlowca
Montaż, 2 hale, termin do końca kwietnia. Prosi o kontakt po 15:00. Twoja sprawa.
Dane i zgody
Pracujemy na danych, które klient sam Wam zostawił, i wyłącznie w zakresie zgód zebranych w formularzu. Podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych. Modele działają w trybie, w którym dostawca nie uczy się na Waszych danych, a numery telefonu i adresy nie są potrzebne do samej oceny zgłoszenia. Retencję i listę osób z dostępem ustalamy przy wdrożeniu.
Efekt
Scenariusz firmy z około setką zgłoszeń miesięcznie z Meta i Google: czas pierwszej odpowiedzi spada z kilku godzin do minuty, także w nocy i w weekend, a żadne zgłoszenie nie zostaje bez przypisanej osoby. Liczba leadów się nie zmienia — to zadanie kampanii, nie nasze. Zmienia się to, ile z nich kończy się rozmową.
Chcesz takie u siebie
Podpinamy Wasze źródła zgłoszeń, piszemy treść odpowiedzi i ustawiamy reguły przydziału pod Wasz zespół. To najprostszy z naszych systemów: pierwsza wersja zwykle w kilka dni, pełne wdrożenie do dwóch tygodni. Od 2 500 zł netto, rozliczenie 50/50.
Umów bezpłatną konsultację