Automatyzacja · Obsługa klienta i sekretariat
System porządkuje pocztę. Rozmawia z klientem nadal Twój zespół.
To najczęściej najbardziej opłacalna automatyzacja w firmie i jednocześnie ta, która budzi najwięcej obaw. Dlatego opisujemy ją inaczej niż zwykle: nie tym, co potrafi, tylko tym, gdzie się zatrzymuje.
Problem
Wspólny adres firmowy działa dobrze do momentu, w którym poczty robi się za dużo. Wtedy zaczyna się przerzucanie wątków, dublowanie odpowiedzi i wiadomości, które przeleżały dzień. Sedno nie leży w liczbie maili, tylko w tym, że nikt nie wie, czyja to sprawa, dopóki jej nie przeczyta. W firmie z 300 mailami dziennie samo to rozpoznawanie zajmuje ponad dwie godziny.
Co robi system
Czyta każdą przychodzącą wiadomość, rozpoznaje temat i pilność, nadaje etykietę i przekazuje sprawę konkretnej osobie. Pracownik otwiera skrzynkę i widzi swoje sprawy, ustawione według ważności, zamiast całego strumienia poczty firmowej.
Przed wdrożeniem
Po wdrożeniu
Czego system nie robi
- Nie odpowiada za Was. Może przygotować szkic dla najczęstszych pytań, ale wysyłka jest zawsze decyzją człowieka. Domyślnie nie wysyła nic.
- Nie widzi całego konta. Pracuje wyłącznie na jednej skrzynce, którą sami wskażecie.
- Nie decyduje w sprawach ważnych. Pieniądze, umowy, reklamacje i wszystko, czego nie potrafi jednoznacznie zakwalifikować, trafia do człowieka razem z powodem.
- Nie działa od razu samodzielnie. Wdrożenie zaczynamy od trybu, w którym każda decyzja jest przez Was zatwierdzana. Automatycznie puszczamy dopiero te kategorie, które okazały się bezbłędne.
Dane i bezpieczeństwo
Podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych. Modele działają w trybie, w którym dostawca nie uczy się na Waszej korespondencji. Logi zapisują decyzje i ich uzasadnienie, nie treść wiadomości. Zakres dostępu, retencję danych i listę osób z wglądem ustalamy przy wdrożeniu i zapisujemy w umowie.
Efekt
Scenariusz firmy z 300 mailami dziennie: około dwóch i pół godziny dziennie schodzi z segregacji, a czas reakcji na pilne zapytania spada z godzin do minut. Zespół nie ma mniej pracy z klientami. Ma jej mniej z pocztą.
Chcesz takie u siebie
Reguły i kategorie budujemy pod Wasze procesy. Pierwsza wersja w kilka dni, pełne wdrożenie do miesiąca. Od 5 000 zł netto, rozliczenie 50/50.
Umów bezpłatną konsultację